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Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre association vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.
Candidature à un emploi ou à un stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par VIFACI'L (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls le service RH, la Direction et les responsables de secteurs concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur qui est la base légale retenue. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que les CV et demandes de candidatures reçus sont susceptibles de transiter en dehors de l’union européenne via des outils-cloud (notamment Drive et Messagerie) dans un cadre sécurisé et licite de garantie C.C.T. (clauses contractuelles types).
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association VIFACI’L peut reposer sur :
- le consentement des personnes concernées ;
- ou l’exécution du contrat de prestation qui est la base légale retenue ;
- ou l’exécution de la convention avec le conseil départemental CD13 ;
- ou l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
- ou notre intérêt légitime en d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
- ou notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
- ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
Dossiers-prospects pour les patients du soin à domicile (SSIAD)
Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels et gérer la relation précontractuelle sont enregistrés par l’association VIFACI’L qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (identités, coordonnées de contact, données de santé, situation sociale, administrative et familiale) est multiple :
| Finalité / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
|---|---|---|
| Listing des demandeurs pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées (patient potentiel, prescripteurs, aidants, professionnels médico-sociaux concernés, …) par la prise en charge potentielle | Secrétaire, IDEC | 3 ans après inactivité |
| Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) | Secrétaire, IDEC | 3 ans après inactivité |
Nous informons que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, des professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association VIFACI’L peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou l’intérêt légitime du patient potentiel ou notre intérêt légitime en tant que service de soins à domicile qui est la base légale retenue.
Dossiers des patients du SSIAD
Des dossiers de soins sont enregistrés par l’association VIFACI’L qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (identités, coordonnées de contact, données de santé, situation sociale, administrative et familiale) est multiple :
| Finalités / Documents | Destinataire habilité | Durée de conservation max. |
|---|---|---|
| Listing des demandeurs pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées (patient potentiel, prescripteurs, aidants, professionnels médico-sociaux concernés, …) par la prise en charge potentielle | Secrétaire, IDEC, équipe soignante interne ou externalisé, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) | Secrétaire, IDEC, équipe soignante interne ou externalisé, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soin, contrat de prise en charge individualisé…) | Secrétaire, IDEC, équipe soignante interne ou externalisé, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Consentement à l’échange et au partage des données sensibles | Secrétaire, IDEC, équipe soignante interne ou externalisé, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel | 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès) |
| Codes d’accès des résidences | IDEC, équipe soignante interne ou externalisé | Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient |
| Données de traçabilité de la badgeuse RFID (liée aux contrôles du temps de travail) | Secrétaire, IDEC, équipe soignante interne, Direction, Service paie | 5 ans après la fin de la relation contractuelle |
Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association VIFACI’L peut reposer sur :
- le consentement des personnes concernées ;
- ou l’exécution du contrat de mandat qui est la base légale retenue ;
- ou l’exécution du contrat de travail ;
- ou l’exécution d’une convention avec un tiers financeur ;
- ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;
- ou notre intérêt légitime en tant que mandataire ;
- ou l’intérêt légitime du particulier-employeur ou de son employé ;
Données des administrateurs de l’association
Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des données personnelles concernant nos administrateurs sont conservés par VIFACI’L qui est le responsable de traitement. Seuls la Direction et le personnel administratif concerné sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Les délais de conversation des données sont fixés par les délais légaux en la matière. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :
- https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F32081
- https://www.associations.gouv.fr/quels-sont-les-delais-de-conservation-des-documents-d-une-association.html
Nous signalons que les données de nos administrateurs peuvent être transférées à notre commissaire aux comptes et expert-comptable externalisé ainsi qu'à des institutions dans la cadre de contrôle. La base juridique du traitement des données de nos administrateurs est notre obligation légale de suivi et traçabilité liés aux différentes législations en vigueur dans le secteur d’activité de l’association.
Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par VIFACI’L qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association qui est la base légale retenue ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.
Données des fournisseurs et fournisseurs potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs et nos fournisseurs potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par VIFACI’L (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats et le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur qui est la base légale retenue avant contractualisation ou l’exécution d’un contrat d’achat qui est la base légale retenue après contractualisation. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements
Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par VIFACI’L qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction, le personnel concerné et les sociétés d’évènementiel externalisées et organisatrices sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association qui est la base légale retenue.
Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité CRM/GRC des appels téléphoniques sans enregistrement-audio a été mis en place par VIFACI’L qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (n° de tel, horaires, durée de l’appel, réponse et absence…) est la gestion des appels entrants ou sortants et la facilitation de l’identification des prospects et des clients. Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 ans après l’appel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime en tant qu’association qui a besoin d’optimiser ses process ou d’améliorer la qualité de ses prestations ou de faciliter/accélérer les réponses téléphoniques.
Vos droits
Nous informons de manière générale que des informations concernant nos interlocuteurs (prospects, clients, fournisseurs, patients, …) sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, de contrôle (commissaire aux comptes externalisé, institutions, évaluation externe,…) ou de résolution des litiges (avocat externalisé, cabinet de recouvrement, mandataire judiciaire,…). Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information (incluant des méthodes de désabonnement s’il y a lieu) par email ou courrier à nos clients, fournisseurs et partenaires B2B ou institutionnels. Nous signalons aussi que notre messagerie électronique ou les applications PowerBI utilisées sont susceptibles de faire transiter nos données informatiques en dehors de l’union européenne via des plateformes agréés C.C.T. (clauses contractuelles types) ou BCR qui garantissent la protection des données personnelles. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@vifacil.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, VIFACI’L, 103 La canebière 13001 Marseille. Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
