VIFACIL

Siège social

Association VIFACI'L

103 La Canebière

13001 MARSEILLE

ANNEXES : 

114 Avenue de Saint Louis  13015 Marseille   

et 18 Boulevard de Saint Loup 13010 Marseille

Contact

Tél. : 04.91.84.08.70

Fax : 04.91.84.08.71

E-Mail : accueil@vifacil.fr

SIREN 327 355 327

SIRET Aide à domicile 327 355 327 00039

SIRAT SSIAD 327 355 327 000 62

Autorisée par le Conseil Départemental 13 et l'Agence Régionale de Santé

Représentant légal

Christian LECA - Président

Angélique SANCHEZ- Directrice

Politique de protection des données et information sur l’utilisation de vos données personnelles

Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.1/ Candidature à un emploi ou demande de stageVotre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par VIFACI'L (qui est le responsable du traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir. Seuls la Direction, le service RH, les chefs de service concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que vos CV peuvent transiter via des outils online de gestion des profils.2/ Demande de renseignement des consommateursDes demandes de renseignement de la part de consommateurs finaux sont enregistrés par VIFACI'L qui est le responsable de traitement. La finalité de ce stockage d’informations personnelles (états civils, e-mail et questions posées et réponses associées) est la gestion de la relation consommateur. La durée de conservation maximale des données est fixée à 6 mois après la clôture de la requête-consommateur ou inactivité. Seul le personnel concerné par la demande (chargé de clientèle, direction, service qualité ou service diététique, …) est habilité à accéder aux données communiquées ou enregistrées. En cas de problème sanitaire, vos données personnelles peuvent être transférées à des organismes de signalement. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou l’obligation légale de signalement dans le cadre de la législation sanitaire ou notre intérêt légitime en tant qu’association d'aide à domicile (notamment pour améliorer la qualité de nos services) ou l’intérêt légitime des consommateurs concernés.

3/ Données des bénéficiaires de l'aide et du soin à domicile

Des données sur les bénéficiaires de l'aide et du soin domicile sont enregistrés par VIFACI'L qui responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (nom, prénom, adresse, téléphone, mode d’alimentation, suivi des livraison,…) est la gestion de la préparation, livraison et suivi des repas livrés. Nous signalons que les données personnelles des bénéficiaires peuvent être transmises aux tiers financeurs (et de cas de rare cas à des intérimaires). En cas de problème sanitaire, vos données personnelles peuvent être transférées à des organismes de signalement. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par VIFACI'L peut reposer sur l’exécution de la convention avec le tiers financeurs ou l’exécution de la mission de service public ou l’obligation légale liée à une législation applicable ou notre intérêt légitime en tant délégataire de service ou l’intérêt légitime du déléguant de mission publique ou notre intérêt légitime en qu’association d'aide à domicile ou l’intérêt légitime voire vital des bénéficiaires concernées.

4/ Données-prospects B2B ou institutionnelles, demandes de devis et renseignement commercial

Des données sur nos clients potentiels B2B ou institutionnels et sur leurs interlocuteurs potentiels à livrer sont enregistrées par VIFACI'L qui est le responsable du traitement.La finalité de cette collecte d’informations personnelles (états civils, fonction professionnelle, téléphones, adresse, …) est la gestion de la relation précontractuelle (devis, renseignement, étude de faisabilité,). La durée de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité. Seul la Direction et le service commerciale concerné peuvent accéder aux données collectées ou enregistrées. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime qu’industriel.

4/ Données-clients B2B ou intentionnelles et données des personnes à livrer ou des consommateurs en régie 

Des données sur nos clients B2B ou institutionnels et sur leurs interlocuteurs potentiels  sont enregistrées par VIFACI'Lqui est le responsable du traitement.La finalité de cette collecte d’informations personnelles (états civils, fonction professionnelle, téléphones, adresse, …) est la gestion de la relation contractuelle (contrat de prestation, listing des personnes bénéficiaire d'une aide, documents de suivi, facturation de clients, …). La durée de conservation des données-clients et des interlocuteurs livrés est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelles (et 10 ans pour les pièces comptables). Seul la Direction et le personnel en relation avec les clients, les livraisons et la préparation des repas en régie peuvent accéder aux données collectées ou enregistrées. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par VIFACI'L peut reposer sur l’exécution du contrat avec le client ou l’obligation légale liée à une législation applicable ou notre intérêt légitime en qu’association d'aide à domicile ou l’intérêt légitime voire vital des personnes concernées.

5/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par VIFACI'L qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel VIFACI'L concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.

6/ Données des fournisseurs et fournisseurs potentiels

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs et nos fournisseurs potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par VIFACI'L (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats et le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou votre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques. En outre, nous informons que des informations concernant nos fournisseurs sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, de contrôle ou de résolution des litiges (commissaire aux comptes externalisé, avocat externalisé, …).

7/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements

Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par VIFACI'L qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, situation familiale si besoin, …) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements. Seul la Direction et le personnel d’AMFD concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données institutionnelles ou professionnelles avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association.

8/ Données sur les employés et les stagiaires

En vue de la gestion de la paie, du personnel et des déclarations sociales, les dossiers de nos salariés ou stagiaires et les documents de gestion du personnel (bulletin de salaires par exemple) seront conservés par VIFACI'L (qui est le responsable de traitement) en base active le temps de la durée du contrat de travail. Seules la Direction et le service Paie sont habilités à avoir accès aux données conservées. Ce référentiel indique une partie des délais de conservation de données qui nous appliquons : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Des informations vous concernant sont aussi susceptibles d’être enregistrées dans les données ou documents suivants :

Finalité / Documents

Destinataire habilité

Durée de conservation max.

Fiches de pointage liées à de la facturation

Direction

10 ans après émission de la facture

Vidéosurveillance

Direction, Responsable des sites

1 mois

Fiches de pointage liées à de la statistique-client

Direction

5 ans après la fin de la relation commerciale avec le client

Fiches de pointage liées à la paie et du contrôle qualité

Direction, Service qualité

5 ans après versement de la paie

Badgeuse liée à la paie

Direction

5 ans après versement de la paie

Traçabilité de la téléphonie

Direction

1 an

Géolocalisation des véhicules

Direction, Régulateurs

1 an dans le cadre de litige éventuel

Pour la remise du bulletin de paie électronique par email, nous informons nos salariés qu’ils disposent d’un droit d'opposition à cette voie de transmission. En outre, nous informons que des informations concernant nos employés sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, partenaires de santé, institutionnels, de contrôle ou de résolution des litiges (organismes sociaux, médecine du travail, OPCA, mutuelles, prévoyances, commissaire aux comptes externalisé, avocat externalisé, …). La base juridique du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime en tant qu’employeur ou l’exécution du contrat de travail ou la législation du travail en vigueur (code du travail, convention collective…). Après la cessation du contrat, les données seront archivées le temps des délais légaux de prescription des litiges (ou de recommandation par l’Etat en vue de reconstitution de votre carrière lors de votre départ en retraite). Seuls la Direction et le personnel juridique interne ou externalisé concerné (voire le service comptabilité si besoin) sont habilités à avoir accès aux données archivées.

9/ Vos droits

Nous informons que nos clients et partenaires B2B (fournisseurs, intentionnels,..) sont susceptibles de recevoir nos communications commerciales ou informatives. Nous informons que tous les mails et données ou documents associé(e)s que nous recevons transitent par des outils SaaS antispam. Nous informons que nos données informatiques peuvent transiter via des clouds hors EU habilités à héberger des données européennes (privacy shield ou pays adéquate) qui protègent la vie privée et les données personnelles. En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d'accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d'opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@vifacil.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, VIFACI'L, 103 La Canebière, 13001 Marseille. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.